Tháng Sáu 11, 2021
Để khởi đầu cho sự nghiệp mở văn phòng kinh doanh được thuận lợi, công việc “setup” trụ sở làm việc luôn đóng một vai trò cấp thiết. Do đó, câu hỏi được đặt ra lúc này đối với nhiều doanh nghiệp đó là thiết bị văn phòng gồm những gì ? Những thiết bị nào buộc phải có và thiết bị nào có thể lược bỏ để đảm bảo không lãng phí nguồn đầu tư? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin gửi tới bạn đọc.
Thiết bị văn phòng là gì?
Thiết bị văn phòng được hiểu là hệ thống các trang bị máy móc, vật dụng cần thiết đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của các hoạt động hàng ngày và công việc tại văn phòng. Nó có thể là máy photocopy, máy in, máy hủy tài liệu, máy tính cây, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, giấy bút các loại,…Việc lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng điều hành công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên trơn tru và hiệu quả. Do đó, căn cứ vào nhu cầu cần thiết của lĩnh vực đang kinh doanh và ý kiến đóng góp của nhân viên mà người quản lý sẽ đưa trang bị tốt dụng cụ văn phòng.
Tầm quan trọng của thiết bị văn phòng đối với doanh nghiệp
Sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại luôn kéo theo nó là sự hiện đại hóa mọi công việc văn phòng. Nhờ tính năng và ưu điểm vượt trội mà chúng góp phần không nhỏ trong việc gia tăng hiệu quả công việc và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Tuy nhiên, những công việc này cũng không thể hiệu quả nếu như không có sự kết hợp với các đồ dùng như giấy, bút, chứng từ,…
Hiện nay, tài liệu không chỉ được in ấn rồi cất giữ tại tủ chứa nữa mà nó còn được lưu giữ trên ứng dụng công nghệ như USB tránh trục trặc dẫn đến tình trạng dữ liệu bị xóa. Đồng thời, đối với những công ty yêu cầu sự bảo mật tuyệt đối về thông tin kinh doanh họ sẽ lựa chọn cách thức hủy đi tài liệu bằng máy hủy tài liệu chuyên dụng.
Do vậy, việc mua sắm đầy đủ thiết bị văn phòng không chỉ có tác dụng trong công việc hàng ngày mà nó còn xây dựng hình ảnh công ty với phong cách chuyên nghiệp, chỉnh chu trong mắt đối tác và khách hàng.
Các thiết bị máy móc hiện đại, đáp ứng nhu cầu ăn uống của nhân viên như máy pha cà phê, máy lọc nước, máy hâm nóng thức ăn,…cũng là một ý tưởng tuyệt vời nhằm nâng cao tinh thần và sự tỉnh táo, sáng tạo hoàn thành tốt công việc của từng cá nhân.
Tiêu chí lựa chọn thiết bị văn phòng
Để lựa chọn được hệ thống trang thiết bị văn phòng phù hợp. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét trước khi quyết định mua hoặc thuê thiết bị văn phòng là:
- Xem xét chi phí, khoản ngân sách đầu tư riêng cho thiết bị văn phòng.
- Căn cứ vào thiết kế văn phòng, lựa chọn sản phẩm mang lại sự chuyên nghiệp và tối giản.
- Chất lượng thiết bị tốt, đảm bảo hiệu quả và sự vận hành bền bỉ, ổn định, ít sữa chữa.
- Tiết kiệm tối đa không gian, diện tích văn phòng làm việc.
- Ưu tiên đến tính di động của sản phẩm.
Tìm hiểu trang thiết bị văn phòng gồm những gì?
Khi đó, căn cứ vào các yếu tố tác động trên chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc thiết bị văn phòng gồm những đồ dùng như sau:
-
Văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm là các vật dụng thiết yếu, mang tính cơ bản mà mọi doanh nghiệp phải có. Những mặt hàng là bút, giấy trắng, sổ ghi chép, túi kiểm tra, khung kẹp,…Nó là thiết bị văn phòng cần thiết và đảm bảo luôn có sẵn để sử dụng mọi lúc cần.
Các loại giấy in
Giấy là một sản phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ hoạt động nào trong văn phòng bởi đa số tất cả công việc đều cần sử dụng đến nó.
- Loại giấy A4 luôn được ưu tiên về số lượng và tần suất sử dụng nhiều nhất. Nó được sử dụng cho các mục đích in, photo,…
- Các loại bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn,…
- Loại giấy A3 khổ to thích hợp với công việc thiết kế bản vẽ, công trình,…
Các loại bút vẽ
Tùy thuộc vào nhu cầu văn phòng cũng như loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, hãy lựa chọn mua sắm những loại bút phù hợp như bút bi, bút chì, bút màu,….
Các loại sổ, sách văn phòng
Đối với công việc kế toán, tài chính thì các loại sổ sách như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ check lương,…với đủ kích thước to nhỏ. Loại nhỏ thường được sử dụng để ghi chú những vấn đề nhỏ nhất trong quá trình làm việc.
Các Folder, bìa kẹp để cất giữ tài liệu, cặp trình ký
Đây là những thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý, thu xếp hiệu quả, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu,….trong thời gian dài. Vào những buổi gặp mặt khách hàng, ký kết hợp đồng nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của công ty. Do đó, khi mua sắm cặp trình ký thì nhớ mua thêm note dán ký để tránh việc phải dở từng trang để xin chữ ký nhé.
-
Các loại máy móc hiện đại
Máy photocopy, máy hủy tài liệu và máy in chắc chắn là 3 sản phẩm không thể thiếu tại các văn phòng làm việc. Nó hỗ trợ triệt để trong các hoạt động công việc, đảm bảo hiệu suất và độ bảo mật của các loại tài liệu mật tránh bị mất cắp hoặc rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh. Đồng thời, với nhãn quan hiện đại thì một doanh nghiệp có thể hiện được sự uy tín và niềm tin tưởng hay không sẽ dựa vào độ chuyên nghiệp trong cách thức làm việc, bài trí văn phòng.
Do đó, nếu quy mô kinh doanh lớn thì chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn sở hữu hẳn một chiếc máy hủy tài liệu/ máy photocopy/ máy in,…thuận tiện cho các nhu cầu cấp thiết và liên tục. Bên cạnh đó, khi ngân sách hạn hẹp thì phương án thuê máy móc cũng được khá nhiều tổ chức, công ty sử dụng giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cũng như không phải lo lắng về vấn đề bảo dưỡng định kỳ. Tuy nhiên, nó lại gây sự bất tiện và tốn công khi thường xuyên phải ký hợp đồng thuê.
-
Hệ thống điện thoại
Điện thoại là một công cụ phổ biến, cần thiết với mọi loại hình kinh doanh. Điện thoại để bàn sẽ là dòng máy được lựa chọn nhiều, bởi nó là cách thức giữ liên lạc với khách hàng hoặc tiếp nhận những đóng góp, ý kiến người tiêu dùng hay trong tuyển dụng nguồn nhân lực thì nó sẽ đảm bảo việc hẹn phỏng vấn, thông báo trúng tuyển,…
Hiện nay, hệ thống điện thoại bàn luôn được mọi công ty ưu tiên đầu tư hàng đầu. Đặc biệt với một số loại hình tư vấn bán sản phẩm, sale bất động sản… Bên cạnh đó, những ứng dụng liên lạc như Skype, Zoiper,…kết nối với máy tính cũng trở thành một giải pháp giúp tối ưu hóa vấn đề liên lạc, trao đổi thông tin không tốn kém.
Điện thoại di động cũng là một giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, nó được trang bị cho hệ thống nhân viên thường xuyên di chuyển và phải ghi chép dạng phỏng vấn, lấy ý kiến cá nhân. Từ đó đánh giá thái độ, hiệu quả dịch vụ của công ty tới người tiêu dùng trên thị trường.
-
Hệ thống phần mềm máy tính
Thông tin chính là xương sống của mọi doanh nghiệp, việc nắm bắt tin tức hàng ngày có vai trò cấp thiết trong phát triển công ty. Do vậy, phần mềm máy tính với bộ ứng dụng hữu ích, phần mềm diệt vi-rút , phần mềm chuyên xử lý văn bản và hệ thống CRM luôn là danh mục vật tư văn phòng thiết yếu.
-
Hệ thống thiết bị lưu trữ thông tin
Thiết bị này bảo gồm các loại như đĩa Flash USB, ổ cứng,…giúp lưu trữ và bảo quản mọi dữ liệu ngăn nắp và tách biệt. Khi đó, người dùng có thể tiện lợi nhận diện và tìm kiếm đúng giấy tờ liên quan đến các danh mục phải ký kết hoặc thuyết trình.
Mặc dù, hiện nay công nghệ trực tuyến đã được áp dụng phổ biến tuy nhiên các loại giấy tờ, tài liệu quan trọng vẫn được triển khai ở hầu hết các loại hình kinh doanh. Do đó, thư mục lưu trữ sẽ là 1 công cụ hữu ích để cất giữ định dạng các tệp công việc. Hệ thống các hộp lưu trữ luôn được trang bị nhãn dán với ghi chú cụ thể.
Đồng thời, việc lưu tài liệu vào USB cũng là một cách tuyệt vời để giữ gìn tài liệu được an toàn và bảo mật. Bởi, một khi đã lưu tài liệu vào USB thì bạn có thể hoàn toàn yên tâm vấn đề sao lưu bản gốc.
-
Trang thiết bị trình chiếu
Thông thường, để tổng kết tháng cũ và lên kế hoạch công việc tháng mới tại nhiều công ty luôn tổ chức các cuộc họp, hội nghị để thảo luận phương án. Khi đó, bảng trắng hoặc máy chiếu sẽ là những công cụ hoàn hảo cho việc phác thảo sơ đồ tư duy hoặc trình này chiến lược kinh doanh. Đó cũng là một giải pháp đảm bảo sự theo dõi tuyệt đối của nhân viên các bộ phận.
- Đối với bảng trắng, bảng thông báo: Mua sắm đầy đủ bộ bút dạ đủ màu, nam châm, miếng xốp lau,…
- Đối với máy chiếu: Sắm đủ hệ thống dây cắm, mic, máy tính, ổ cắm,…
-
Đồ dùng nhà bếp, khu nghỉ ngơi
Ngày nay, tại các văn phòng làm việc dù lớn hay nhỏ thì máy pha cà phê là loại máy được ứng dụng phổ biến. Đó cũng là điều dễ hiểu, bởi tính chất đặc trưng của nhân viên văn phòng sẽ là việc vận động đầu óc triệt để dẫn đến tình trạng mất tỉnh táo tại một số thời điểm trong ngày. Do đó, máy pha cà phê sẽ giúp hệ thống nhân viên tự động trang bị thức ăn và đồ uống cần thiết cho bản thân đảm bảo sự tỉnh táo trong suốt quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, một chiếc máy lọc nước hay một thiết bị hâm nóng thức ăn cũng là ý tưởng tuyệt vời cho nhân viên. Đặc biệt, đối với những nhân viên cầm cơm đi làm để ăn trưa thì việc bố trí một góc văn phòng hoặc một khu vực nhất định giúp hỗ trợ tuyệt đối cho họ.
-
Nội thất văn phòng
Hệ thống nội thất văn phòng sẽ trọn bộ như sau:
- Bàn: Bao gồm các loại bàn làm việc của nhân viên, leader, giám đốc, trưởng phòng,…bàn lễ tân và bàn tiếp khách hàng.
- Ghế: Tương ứng với các loại bàn trên sẽ đi kèm ghế phù hợp. Đồng thời, có thể bổ sung thêm ghế băng giải lao, ghế hút thuốc,…
- Tủ đựng: Có vai trò lưu trữ, cất giữ và bảo quản hồ sơ hoặc loại tủ chuyên dụng để giày, dép, đồ dùng cá nhân,…
Ngoài ra, tại một số loại văn phòng còn có bộ phận lễ tân được trang bị quầy chuyên dụng hoặc quầy checkin,…
Địa điểm mua trang thiết bị văn phòng
Sau khi bạn biết thiết bị văn phòng gồm những gì rồi thì tiếp theo cần tìm địa điểm để mua đúng không nào? Hiện nay, thật không khó để bắt gặp các cửa hàng chuyên cung cấp và phân phối các sản phẩm thiết bị văn phòng. Do đó, hãy lưu ý một số vấn đề sau sẽ giúp bạn tìm được một địa điểm mua sắm uy tín:
- Đối với các thiết bị của văn phòng phẩm: Nên lựa chọn hệ thống đại lý hoặc nhà sách nổi tiếng sẽ đảm bảo được chất lượng và giá thành tốt. Đặc biệt, khi mua với số lượng nhiều sẽ được hưởng chế độ giảm giá, ưu đãi lớn.
- Đối với hệ thống máy móc: Cần tìm kiếm những cơ sở, đơn vị Điện máy nổi tiếng hiện nay như Điện máy Yên Phát, Điện máy xanh hoặc các trung tâm mua sắm uy tín,…
- Đối với hệ thống công nghệ điện tử: Một lời khuyên chân thành đối với doanh nghiệp của bạn chính là tìm đến các địa điểm phân phối chính hãng, có danh tiếng như Viettelstore, FPT Shop,…
Qua bài viết trên chúng tôi đã cung cấp tới bạn đọc nội dung thiết bị văn phòng gồm những gì. Do đó, để đảm bảo việc mua sắm thiết bị văn phòng hợp lý nhất thì quý khách hãy theo dõi thật kỹ các danh mục trên. Và đừng quên, ghé thăm website chính thức thường xuyên của máy giặt thảm để cập nhật tin tức nhé!
